Stichting Sherpa
Sherpa is een stichting met meer dan 30 jaar ervaring in dienstverlening aan mensen met een beperking. De stichting biedt aan 1400 cliënten ondersteuning voor wonen, werken en recreëren. Met OnGuard verloopt de debiteurenbewaking stukken efficiënter. Dat toont betrokkenheid en respect aan de cliënt en zo blijven de openstaande posten beheersbaar.
Sherpa heeft een omzet van 59 miljoen euro. Het grootste deel, 56 miljoen, komt rechtstreeks via de zorgkantoren van de overheid binnen. De resterende 3 miljoen bestaat uit heel veel kleine bedragen die handmatig worden gefactureerd. Het totaal van deze posten veroorzaakte een fors openstaand saldo. Veel posten waren meer dan 120 dagen over datum, inbaarheid neemt daarna snel af. Uit handen geven is voor de stichting eigenlijk geen optie. Het geeft te veel negatieve reacties als ze op iemand met een geestelijke beperking een incassobureau afsturen.
Structuur
Rob Flinterman, Teamleider Financiële Administratie: ’De focus van onze afdeling lag op factureren. Aanmanen en bellen deden we af en toe, in één bulk. Dat was een crime. Eén blik op die lijst en de moed zakte je direct in de schoenen.’ Het binnenhalen van een klein deel van de totaalomzet kostte te veel tijd en energie. Sherpa kan deze omzet ook niet missen en is op zoek gegaan naar een oplossing. OnGuard heeft de structuur gebracht die ontbrak. De 300 actieve debiteuren zijn in 5 verschillende profielen verdeeld. Elke situatie krijgt een passende benadering. ‘Dit scheelt veel tijd en stress en zorgde binnen een half jaar voor duidelijke resultaten. Het personeel kost het beheer van de openstande posten veel minder tijd en de gemiddelde tijd dat een factuur openstaat is aanzienlijk aan het afnemen. In het totaaloverzicht van openstaande posten is het aantal niet vervallen posten gestegen van 10% naar 50%.’
Doeltreffende investering
‘Niet onbelangrijk is dat OnGuard een prettige prijs heeft. Onze sector is vaak huiverig voor investeringen. Ik ben blij dat wij de hobbel hebben genomen om te investeren, want dit is binnen een half jaar dubbel en dwars terugverdiend. Wij hebben gekozen voor OnGuard omdat het een totaalpakket is. De opleidingen voor applicatiebeheer en de debiteurenadministratie zijn standaard, net als het bezoek van een consultant die helpt bij de implementatie. Dat is buitengewoon goed bevallen. Door de goede start heb ik er nu weinig omkijken meer naar,’ legt Flinterman uit.
In het kort:
- Klantgerichtere benadering
- Segmentatie door profielen
- Motivatie en plezier voor medewerkers
- Niet vervallen gestegen van 10% naar 50%
- Afdeling is efficiënter en transparanter
- Gemakkelijk rapporteren
- Debiteurenbeheer staat intern op de kaart
Klik hier om de business case te downloaden.