Den Hartogh Logistics
Den Hartogh behoort in Europa tot de top van Logistieke Service aanbieders voor de petrochemische industrie. Aandacht voor de wensen van de klant en voortdurende innovatie in organisatie, materiaal en processen zijn essentieel voor dit succes. OnGuard zorgt voor structuur in het credit management proces en een forse daling in uitstaande posten.
Het vervoerbedrijf startte rond 1920 en wordt nog immer bestuurd door de familie Den Hartogh. De organisatie heeft zich inmiddels ontwikkeld tot een internationale speler met een Centrale Administratie in Rozenburg. Vanuit deze centrale wordt het volledige debiteurenbeheer van alle verschillende bedrijfsonderdelen (Cleaning, Liquid Logistics, Gas Logistics, Logistics Management en Storage Terminals) in zowel Nederland als een 8-tal landen uitgevoerd.
Dubbel wachten
Financial Manager Harry Schaeffer: ‘Het is een uitdaging om met drie medewerkers de transacties van ruim 800 debiteuren bij te houden. Een klacht of onduidelijkheid zorgt vaak voor vertraging bij de betaling van de factuur. Wanneer 10% van de 1000 ritten per week een dispuut oplevert zijn dat er 100 per week. Extra kosten zijn een veel voorkomend dispuut item in de transportwereld, een bekend voorbeeld is ‘wachturen’, hieronder verstaan we de tijd dat een chauffeur moet wachten voor het laden of lossen van zijn lading. Gebeurt dit niet binnen de afgesproken tijd dan moet de extra wachttijd vergoed worden. Is de vrachtbrief (CMR) niet voorzien van de juiste gegevens en handtekeningen dan is er geen bewijs dat afgesproken wachttijden zijn overschreden en worden deze uren niet vergoed. OnGuard helpt ons om de historie precies bij te houden, waardoor we hier scherper toezicht op kunnen houden. Zo blijven we bezig met verbetering.
Structuur
De reden voor Den Hartogh om in 2006 met OnGuard te gaan werken was dat het structureel niet lukte om alle klanten te bellen. Waar begin je als de helft van alle 800 debiteuren in overdue positie staat? Vaak werd geselecteerd op hoogste bedrag, met als resultaat dat elke week dezelfde mensen gebeld werden en dat de overige klanten nooit aan bod kwamen. Maar die vele ‘kleintjes’ maken samen toch een enorm bedrag. Schaeffer: ‘De structuur ontbrak, het leek meer op af en toe wat schieten in het donker.’
In het kort:
- Structuur in debiteurenbeleid
- Forse daling in uitstaande posten
- Uitstaande posten Cleaning meer dan gehalveerd
- Klantgerichtere benadering
- Klachtenregistratie en historie zorgt voor inzicht
- Motivatie en controle van medewerkers
- Integratie credit management in organisatie
Klik hier om de business case te downloaden.